留学干货｜出国留学前，个人档案应如何存放？

时间：2024-06-28 | 作者：liuxue

      在我国，个人档案是伴随每个人一生的重要文件之一。虽然大家可能都没怎么见过自己的档案，但是它却是记载了一个人的主要经历、政治品质、思想认识、社会关系等情况的重要历史记录材料，在参加工作、入党政审、升职考核、报考公务员、办理退休等事项时都需要档案记录这些信息。

      由于档案是不能长时间停留在个人手中的，那么在出国留学前和留学后个人档案该如何管理？哪些地方可以存放个人档案呢？

为什么要存放档案？

      档案在校时称为学生档案，毕业后被称为人事档案，它是个人政治面貌、学习经历和工作经历的记录，也是人事管理和服务的依据。

      根据《中共中央组织部、人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》规定：严禁个人保管本人或他人档案。

      如果长时间把档案留存在自己手里超过两年，很有可能变成“死档”。如果自己的档案变成“死档”则需要重新建档。重新建档非常麻烦还有可能造成信息缺失。因此，留学生最好在出国前把档案存放到指定位置或地区。

出国留学

档案可以存放在哪里？

学校保管

      部分学校提供档案留校服务，基本都是免费保留一两年，需要上交的资料需要视学校情况而定。如果两年后档案没有单位接收，那么档案和户口就会打回原籍。

      学校代管档案对于前往英国、中国香港这些提供一年制硕士课程的地方读书的学生来说比较适合。但如果留学时间较长，超过了学校能存放档案的时间，则不建议将档案存放于学校，这是由于在存放期满后，如学生未及时办理档案转递手续，档案有可能在转回原籍的过程中造成丢失的情况。

放在人才市场

      学生填写好材料之后，档案由学校转递到学生户籍地的人才交流市场。档案放在人才市场，如学生之后返回当地就业，那么调档手续会比较简便。

*工龄计算问题

      有人担心档案存放在人才市场会开始计算工龄从而导致留学回国后失去“应届毕业生”求职的有利身份。实际上，首先，工龄的开始计算是需要具备一定条件的，计算方式主要是从开始缴纳社会保险之日起。同时，北京对于留学生毕业落户的条件之一也是留学期间未缴纳社保，这也与档案存放在哪里基本没有关系。

学校保管

      中国（教育部）留学服务中心（简称“留服中心”）是教育部直属事业单位，主要从事出国留学、留学回国、来华留学以及教育国际交流与合作等领域的相关服务。留学存档是留服中心为留学人员提供的一项服务，留学人员可在留服中心的“留学存档”业务下，办理“出国（境）存档”“回国（境）存档”“档案转出”“开具证明”“党组关系转出”等事项。

网址：http://zwfw.cscse.edu.cn/cscse/lxfwzxwsfwdt2020/lxcd/index.html

对于出国（境）存档的人员，申请条件包括：

· 自费出国（境）攻读学位

· 获得offer和学生签证

· 无工作经历

· 档案存于户籍地

*留服中心提醒

      “自费出国（境）留学的学生（包含高校毕业生、高校退学学生、高中毕业生、高中退学学生）离校时，户口和档案请按有关规定和学校要求转至原户籍地的档案保管机构即人力资源公共服务机构（如：人力资源公共服务中心、人才中心、政务服务中心等）。档案存入上述机构后，再向我处申请办理存档手续，如档案保管在个人手中，我处不予受理。”

      对于出国（境）存档的人员，档案存放流程主要包括：进入教育部留学服务中心官网，即中国留学网的留学存档页面。进行新用户注册，并进行“档案存入申请”；审核通过后持打印版调档通知单/提档函及其他相关材料到原档案保管机构进行调档，并将取回的个人密封档案袋存入到留学服务中心的留学人员档案室。

      去原籍所在地调档案回留学服务中心时，方式为：机要文件通信/EMS标准快递，不接受个人送达。

留服中心存档常见问题Q&A

Q：如果档案在个人手中保管，如何存入教育部留学服务中心？

答：如果档案在个人手中，不能直接将档案存入留服中心，需先将档案存放在户籍所在地的档案保管机构，然后登录教育部留学服务中心网上服务大厅zwfw.cscse.edu.cn根据档案存入要求上传相关申请材料。

Q：如何获得办理结果及相应证明或材料？

答：教育部留学服务中心留学政务平台统一使用电子证照反馈业务办理结果，不再提供纸质材料。档案业务涉及的相关材料有：“调档通知单”“提档函”“中共党员组织关系介绍信”和出具的人事档案相关证明等。审核通过后，可登录网上服务大厅zwfw.cscse.edu.cn的“留学存档”栏目进入“用户中心”查看。如申请者在档案调转过程中，需要纸质版本材料作为办理依据可自行打印使用。

Q：在教育部留学服务中心存档能办理社会保险吗？

答：不能办理。如有需要，可咨询户籍所在地社保部门。社保政策咨询电话：12333。特别提醒注意的是，留学期间缴纳有工作单位的社保（含医保），可能影响留学回国后办理就业报到手续。

Q：个人信息发生变更怎么办？

答：提交申请前个人信息需要变更的，可自行登录修改；档案存入后发生的个人信息变更，除联系方式信息外，个人无法更改其它信息。确有必要的变更请按照《邮件咨询须知》将问题和存档人身份证照片件以邮件方式发送至档案咨询邮箱。

图片来源：留服中心官网

内容来源：听见英国的声音

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